VBA автоматизация: База данных Excel + шаблон документа Word

Для быстрого получение документа Word из «контрольной колонки Excel + шаблона Word» (путем замены «меток» в шаблоне на значения из контрольной колонки Excel) нужно выполнить ряд подготовительных шагов

Шаги:

Анализ итогового документа Word и выделение информации, подлежащей замене
Расстановка «меток» (вот как выглядят «метки»)
Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)
Выявление причинно-следственных связей (ПСС) для вставок (замен)
Ценность БД. Структура и наращивание. Поддержание в актуальном состоянии
Скачать xlsm-файл для тестирования

И подробнее...

Анализ итогового документа Word и выделение информации, подлежащей замене

Наверное, в любой организации приходится плодить подобные документы (просто для примера)

приказ о проведении и контроле работ (мероприятий)
план проведения и контроля работ (мероприятий)

Как правило, каждый следующий (новый) «приказ» или «план» отличается от предыдущего датами и фамилиями ответственных должностных лиц.

Конечно, бывают и новые мероприятия (выполняются впервые за всю историю организации), но тогда эта задача не для макроса. Макрос способен работать быстро и безошибочно, но по шаблону, поэтому после того, как макрос выполнит свою шаблонную работу, не тривиальные изменения в документе следует поручать специалисту.

Задача этого шага: выделить цветом (например, желтым) те фамилии и даты, которые должны будут быть изменены.

Или такую информацию, которая меняется не каждый раз, но с определенной периодичностью…

Расстановка «меток» (вот как выглядят «метки»)

Сейчас все фамилии и даты (любую информацию), выделенные желтым цветом, следует заменить уникальными метками (по смыслу)…

Рис.1 Расстановка «меток» (вот как выглядят «метки»)
таким образом, «Образец Word» превращается в «шаблон Word».

Уникальность меток обязательна ! Уникальность достигается включением таких символов, которые обычно в документе не встречаются. Могу порекомендовать начинать любую метку с «{$», а заканчивать «}» или «$}».

Если метка не будет уникальной, то произойдет замена текста, который Вы не планировали заменять. Сразу успокою, шаблон в этом случае не пострадает… Просто, в новом документе появятся бессмысленные предложения, и его придется забраковать.

Но уникальную метку Вы можете ставить (использовать) в документе сколько угодно раз (например, название компании встречается в документе 12 раз)!

Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)

Логику установки соответствия для своей задачи, Вы знаете. Конечно, творческий подход здесь требуется, как никогда. Русский язык далеко не прост... с его падежами и окончаниями, но нет нерешаемых задач. А хотите - помогу, поучаствую в этом процессе...

Рис.2 Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)

Конечно, метки желательно группировать по частоте изменяемости. Например, если создается БД для заключения договоров, то Должностные лица вашей организации будут меняться значительно реже, чем Данные Клиента (каждый раз новый). Ввод данных клиента очень полезен, если готовится не один документ, а целый комплект (по нескольким шаблонам).

Выявление причинно-следственных связей (ПСС) для вставок (замен)

Вот это и есть самый творческий этап. Проектирование и строительство БД! С одной стороны: исключение повторов и избыточности, а с другой - эргономичное расположение групп (допустим, сначала ФИО в именительном падеже, а затем в других требуемых).

Трудно, но с нейросетью хлопот еще больше.

Ценность БД. Структура и наращивание. Поддержание в актуальном состоянии

Чем больше БД, тем производительнее будет алгоритм. Смотрите и включайтесь... (я имею в виду, воображение).

video
Ценность БД. Структура и наращивание. Поддержание в актуальном состоянии
видео смотреть/скачать

Наращивание и совершенствование БД - это процесс, которому следует уделять время регулярно. Тогда Вам (и/или вашим сотрудникам) все проще и проще будет составлять новые шаблоны. А уж если Вы этот процесс автоматизируете (наращивание БД), то выгода покроет все издержки.